就職対策Vo.004～折り返し電話とメール返信は即対応が基本！
① ビジネスでの返信スピードは「信頼度」に直結する
こんにちは。キャリアコンサルタントのサイトウです。
今回は「電話やメールの返信スピード」についてお話しします。
皆さんは、相手から電話やメールが届いたとき、どれくらいの時間で返信していますか？
すぐに対応していますか？それとも後回しにしていますか？
もちろん、状況によってはすぐに返信できないこともありますし、メールの内容によっては時間をかけて考えてから返信したほうが良い場合もあるでしょう。
しかし、ビジネスの世界では「できるだけ早く返信する」のが基本マナーです。
目安としては、どんなに遅くとも24時間以内。これを超えると、相手に「大事にされていない」「忘れられているのでは」といった不安を与えてしまいます。
② 返信の遅れが招いた、高額商品の返品
私の知り合いの営業マンの話です。
彼は医療機器を販売していて、ある病院に数百万円もするデジタル機器を納品しました。営業マンにとっては大きな成果で、本人もとても喜んでいました。
ところが数日後、その病院から返品されてしまい、しかもクレームに発展しました。
理由は、電話とメールの返信が遅れたことだったのです。
その病院は患者数が非常に多く、導入初日から機器の操作がうまくいかず、担当者が何度も営業マンに連絡を入れました。
しかし電話はつながらず、メールを送っても返事が来たのは翌日の昼。結果として、病院は丸一日以上機器を使えず、多くの患者さんに迷惑がかかりました。
当然、院長先生は激怒。機器は返品され、信頼も失われてしまいました。
③ 忙しいからこそ「即対応」の意識を持つ
営業マンに理由を聞くと、「他の商談で忙しく、折り返しを忘れてしまった」とのこと。
しかし、これは相手からすれば「ありえない話」です。緊急で困っているのに、24時間以上放置されたら、誰でも不満を持ちます。
IT業界でも同じです。
開発中のシステムで不具合が発生したとき、クライアントからの問い合わせに対応が遅れると、信頼は一気に失われます。
「連絡の早さ＝信頼感」と考えて行動することが大切です。
もちろん、すぐに答えられない場合もあります。そのときは、「確認してから改めてご連絡します」と一次返信だけでも送ることが重要です。これだけで相手は安心します。
④ あなたの対応スピードが評価に直結する
ビジネスでは、あなたの対応スピードがそのまま「仕事ができる人かどうか」の判断材料になります。
友人とのやりとりであれば遅れても許されるかもしれませんが、企業との関係ではそうはいきません。
特にITエンジニアとして働く場合、顧客や上司とのやり取りは日常的に発生します。
そのたびに返信が遅いと、「納期も遅れるのでは？」「緊急対応もできないのでは？」という不安を持たれ、評価が下がってしまいます。
だからこそ、どんなに遅くとも24時間以内に返信する習慣をつけましょう。
即返信できるときは即返信、難しいときは「受け取りました」の一言でも返す——これが、信頼を積み重ねる第一歩です。
